Такая величина, как среднесписочная численность организации является достаточно важным аспектом отчета организации перед налоговыми службами.

Вышеуказанный показатель за выбранный нами период может быть получена так: находится сумма среднесписочных численностей работников за все месяцы, выбранного нами периода, деленная на общее их количество. Итак, среднесписочная численность работников — как рассчитать?

Для упрощения подсчетов разделим весь алгоритм исчисления на четыре простых шага:

Итак приступим: сперва нам будет необходимо определить среднесписочную численность полностью занятых сотрудников организации. Для этого нужно определиться, кто непосредственно относится к таковым.

В широком смысле — это совокупность всех работников организации. Сюда также относятся те работники, которые в тот момент времени находятся на , а также сотрудники, пребывающие в командировках.

При проведении расчетов следующие группы сотрудников не учитываются:

• находящиеся ;
• находящиеся ;
• находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске;
• не полностью занятые работники (а именно работающие, при условии согласования непосредственно со своим работодателем, не полный рабочий день или не целую неделю, кроме тех сотрудников, для кого такого рода сокращения предусмотрены на законодательном уровне – например, те, кто работает во вредных условиях труда).

После того, как мы определились с базой для произведения вычислений, приступаем непосредственно к подсчетам — в рабочие дни численность эквивалентна совокупности работников предприятия, с которыми имеются трудовые договора.

Для выходных и праздничных дней среднесписочная численность берется по состоянию на последний рабочий день, предшествовавший нерабочему.

Формула расчета среднесписочной численности

Рассмотрим, как посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Приступим непосредственно к самим вычислениям, используя формулу:

Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц = (среднесписочная численность полностью занятых работников на 1-е число месяца + среднесписочная численность полностью занятых работников на 2-е число месяца+…+среднесписочная численность полностью занятых работников на n-е число месяца)/количество календарных дней в месяце, где n- последнее число данного месяца.

Таким образом, после получения первого значения для последующего применения в формате искомых данных, переходим к выполнению второго пункта.

При выполнении второго шага необходимо исчислить среднесписочную численность не полностью занятых работников. Для получения итогового значения для просчета данной величины за необходимый нам период, ее следует исчислить за каждый месяц.

Воспользуемся формулой:

Среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц = сумма часов, которые были отработаны ими в пределах одного месяца/ (продолжительность обычного рабочего дня (в часах)*количество рабочих дней в месяце).

При подсчетах также следует учитывать рабочие дни, приходящиеся на период больничного листа или отпуска любого из таких работников. Эти дни учитываются в количестве часов, отработанных в последний рабочий день перед наступлением одного из этих событий.

По результатам произведенных подсчетов можно рассчитать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Она будет равна сумме среднесписочной численности полностью занятых работников за месяц и среднесписочной численности не полностью занятых работников за тот же месяц.

Таким образом, итоговая формула приобретает следующий вид:

Среднесписочная численность работников за период = (среднесписочная численность работников за 1-й месяц+среднесписочная численность работников за 2-й месяц + среднесписочная численность работников за n-й месяц)/ количество месяцев в периоде,
где n- последний по порядку месяц в выбранном периоде.

При всех производимых расчетах результаты методом математического округления приводятся к целым единицам.

Примеры расчета

Теперь, когда с мы овладели теоретическим материалом по расчету, попробуем применить свои знания на практике, рассмотрев следующий пример:

Продолжительность рабочей недели в организации составляет пять рабочих дней, в день по восемь часов. Далее выберем любую дату, допустим 01.05.2015.

По существующим трудовым договорам в организации трудится 45 человек:

• 38 из них заняты в течение целого рабочего дня;
• три сотрудника выполняют работы в качестве внешних совместителей;
• четверо заняты не полный рабочий день. В мае 2015 г. они отработали за весь месяц в сумме 406 часов.

С 26.05 2015г числа один работник уволился из организации.
Допустим, что мае месяце 2015 года 15 рабочих дней.

Теперь, когда оговорены все условия, необходимые нам для просчета искомой величины, перейдем к ее поиску:

Среднесписочная численность работников за май 2015 г будет выглядеть:

1. Списочная численность полностью занятых работников:
   — с 1 по 25 мая (25 дней) — 38 человек;
   — с 26 по 31 мая (6 дней) — 37 человек.
2. Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 32,96 чел. 25 дней * 38 человек + 6 дней x 37 человек) / 31 день = 32,96 человек.
3. Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 406 часов / (8 часов x 15 дней = 3,38 человек.
4. Среднесписочная численность всех работников за май 2015 г. с учетом округления составит 36 человек (32,96 + 3,38).

Умение производить анализ и рассчитывать ключевые показатели является неотъемлемым качеством современных руководителей любого уровня. Данная статья позволит пополнить багаж теоретических знаний, предназначенных для практического применения, о таком немаловажном показателе жизнедеятельности организации, как среднесписочная численность работников.

Для правильного заполнения формы N П-4 нужно определить, кто входит в среднесписочную численность работников. Сотрудники, которые входят в эту категорию, приведены в Указаниях к заполнению формы. Утвержден документ Приказом Федеральной службы госстатистики 26 октября 2015 года N 498 с изменениями от 27 октября 2016 года.

Среднесписочная численность

Значение среднесписочной численности коллег нужно для заполнения:

Кто включается в среднесписочную численность работников?

Среднесписочная численность сотрудников может быть выявлена только после того, как будет проведён подсчёт списочной численности.

В списочной численности за отчётный месяц учитываются:

• собственники компании, имеющие заработную плату в своей компании;
• фактически присутствовавшие на работе и те, кто не пришёл на работу в связи с простоем;
• не пришедшие на работу из-за болезни;
• те, кому установлены неполный трудовой день или неполная рабочая неделя, принятые на половину ставки;
• надомники;
• отсутствовавшие на работе по причине выполнения общественных или государственных обязанностей;
• коллеги с испытательным сроком;
• работники, направленные в командировки с сохранением зарплаты;
• сотрудники со специальным званием;
• обучающиеся сотрудники, если им в этот период выплачивается зарплата (например, при повышении квалификации или получении новой профессии);
• временные работники из других компаний, если они не получают зарплату по месту основной работы;
• обучающиеся в аспирантурах, образовательных заведениях, сотрудники в учебном отпуске, если за ними сохранена заработная плата;
• студенты, зачисленные на рабочее место в период производственной практики;
• получившие выходной за переработку или по графику работы компании;
• получившие день отдыха за выход в праздничные или выходные дни;
• находившиеся в оплачиваемых отпусках;
• отсутствующие в связи с нахождением в неоплачиваемом отпуске;
• принятые для замены отсутствующих работников;
• не пришедшие на работу в связи с отправлением в неоплаченный отпуск, простоем, обстоятельствами, не зависящими от руководства и работника;
• трудящиеся вахтовым методом;
• совершившие прогулы;
• участвующие в забастовках;
• иностранные граждане, трудящиеся в компании на территории России;
• находившиеся под следствием.

Категория работников, не учитываемая в списочном составе, но включаемая в среднесписочную численность, — лица, привлеченные для работы по контрактам с гос. компаниями на предоставление рабсилы. Это могут быть отбывающие наказание в виде лишения свободы, военнослужащие. Они включаются как целые единицы по дням присутствия на работе.

Кто не входит в среднесписочную численность

Не учитываются в среднесписочной численности:

• внешние совместители;
• переведённые в иную компанию без сохранения зарплаты;
• направленные на работу за границу;
• выполнявшие услуги по гражданско-правовым контрактам;
• работающие по ученическому договору и получающие в этот период стипендии;
• собственники компании, не получающие зарплату;
• направленные на обучение с отрывом от работы и выплатой стипендии за счёт организации;
• члены кооператива без трудового договора с компанией;
• подавшие заявление об увольнении и не вышедшие на работу без предупреждения руководства до того, как срок предупреждения истёк;
• военнослужащие при несении службы;
• адвокаты.

В среднесписочную численность не включаются:

• женщины, ушедшие в отпуска, связанные с беременностью и предстоящими родами;
• лица, взявшие отпуск по причине усыновления новорожденного ребенка непосредственно из роддома,
• лица, находившиеся в отпуске по уходу за ребёнком;
• находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов, в связи с обучением, поступлением в образовательное учреждение.

Входят ли в среднесписочную численность договоры подряда?

Договор подряда регулируется гражданским законодательством и не относится к трудовым договорам. Лица, оказывающие услуги по гражданским договорам, учитываются отдельно и в списочную численность не включаются. Также они не должны учитываться и при определении среднесписочной численности.

Включается ли ИП в среднесписочную численность?

В среднесписочной численности учитываются сотрудники, с которыми заключен трудовой договор и которые получают зарплату. Индивидуальный предприниматель не учитывается при расчёте вышеназванного показателя, так как он не вступает в трудовые отношения сам с собой.

Росстатом был издан приказ №428 от 28.10.2013 г., с утверждёнными Указаниями по заполнению форм наблюдения за статистическими данными. Таким документом необходимо руководствоваться при расчёте среднесписочной численности работников. Указания следует применять при заполнении форм и , предназначенной для Пенсионного фонда.

Средняя численность персонала – показатель, от которого будет зависеть право учреждения на получение льгот, таких как, например: возможность применения упрощенной системы налогообложения, возможность сдачи упрощенной статистической отчетности, льгот по уплате НДС и др.

В среднюю численность включают:

• среднюю списочную численность сотрудников;
• среднюю численность совместителей внешних;
• среднюю численность сотрудников, которые выполняли работу по гражданско-правовому договору.

Для подсчета средней списочной численности, сначала следует определить списочную численность работников за каждый день (календарный) отчетного периода. В ней учитывают:

• работников, которые оформлены по трудовому договору на временную, постоянную, либо сезонную работу 1 день и более;
• собственников организации, которые работают и получают в ней заработную плату.

При этом необходимо учитывать и фактически работающих сотрудников, и отсутствующих по каким-либо причинам на работе.

То есть, в списочную численность следует включать :

• сотрудников, которые пришли на работу, в том числе и не работающих в связи с простоем;
• сотрудников находящихся в , если учреждение сохраняет за ними зарплату, а также находящихся в заграничных краткосрочных командировках;
• сотрудников, не явившихся на работу по причине болезни;
• работников, не явившихся на работу, в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей;
• работников, которые приняты на работу с прохождением испытательного срока и пр.

Расчет среднесписочной численности работников

Среднюю списочную численность за год определяют суммированием данного показателя за все месяцы года (отчетного) и делением получившейся суммы на 12.

Для определения численности за месяц, необходимо суммировать этот показатель за все дни месяца и делят на количество дней в месяце.

Для расчета средней списочной численности за квартал, суммируют данный показатель за все месяцы в квартале и делят на 3

При этом необходимо учитывать, что численность работников за выходной либо праздничный день считается равной численности за предыдущий рабочий день.

В случае 2-х и больше выходных либо праздничных дней подряд, численность за каждый такой день считается равной данному показателю за рабочий день, который предшествовал выходным или праздничным дням (Праздничные и выходные дни смотрите ⊗). Расчет средней списочной численности осуществляется в соответствии с ежедневным учетом численности сотрудников.

Их число за каждый день должна соответствовать сведениям , согласно которому устанавливают количество работников, которые явились и не явились на работу.

Видео-справка “Расчет среднесписочной численности персонала организации”

Видео обучение по расчету среднесписочной численности персонала работающих на различных условиях: по трудовому договору, совместительству, сменно и т.д. Урок проводит преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. Для просмотра занятия онлайн нажмите на видео ⇓

Алгоритм расчета среднесписочной численности работников

1. Вначале находим численность сотрудников, отработавших каждый день месяца.
2. Затем определяем среднесписочную численность за месяц и за квартал
3. В завершение вычисляем численность за полгода, 9 или 12 месяцев.

Формула расчета списочной численности работников

Данный параметр рассчитывается за каждый день месяца, при этом каждый работник определяется как целая единица.

В пункте 79 Указаний приводится перечень сотрудников, учитывающихся при расчёте списочной численности. В него входят следующие работники:

1) пришедшие на работу, а также отсутствующие из-за простоя;

2) трудоустроенные на неполный рабочий день или неделю, а также принятые на полставки согласно штатному расписанию;

3) отсутствующие по причине временной нетрудоспособности;

4) находившиеся в служебных командировках, в том числе и работники, побывавшие в зарубежных краткосрочных командировках;

5) отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей;

6) трудоустроенные с испытательным сроком;

7) заключившие договор с предприятием о выполнении работы в домашних условиях (надомники);

8) студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места;

9) временно оторванные от работы для направления в образовательные учреждения для приобретения новой специальности или повышения квалификации (если за ними сохранена зарплата);

10) находящиеся в учебном отпуске (если за ними частично или полностью сохранена зарплата);

11) находящиеся в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы;

12) имевшие выходной день за переработку при общем учёте рабочего времени, а также согласно графику работы предприятия;

13) находящиеся в очередных и дополнительных отпусках, предоставленных в соответствии с законом и нормативными документами, в том числе работники, находившиеся в отпуске, а после него уволенные;

14) заслужившие день отдыха за выход на работу в нерабочие дни;

15) трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам;

16) находившиеся в отпусках по уходу за ребёнком, в связи с беременностью и родами, а также по причине усыновления новорождённого ребенка;

17) принимавшие участие в забастовках;

18) находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты, при этом продолжительность отпуска не имеет значения;

19) граждане других государств, работавшие в организациях на российской территории;

20) находившиеся под следствием до вынесения судебного решения;

21) внутренние совместители.

Работник, оформленный в качестве внутреннего совместителя или получающий в одной организации две, полторы, или менее одной ставки, учитывается в списочной численности как одна целая единица.

В списочную численность не включаются такие категории работников , как:

1) внешние совместители;

2) работавшие по гражданско-правовым договорам;

3) сотрудники, оторванные от работы с целью их направления предприятием на обучение в образовательные учреждения и получающие стипендию, выплачиваемую из средств этого предприятия; работники, с которыми был заключён специальный договор на профессиональное обучение с выплатой им стипендии во время учёбы;

4) привлечённые для работы в соответствии с договорами, заключёнными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы;

5) переведённые на работу в другую компанию без сохранения зарплаты, а также лица, направленные на работу за рубеж;

6) адвокаты;

7) члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием;

8) подавшие заявление на увольнение и прекратившие работу без предупреждения руководства либо до истечения срока предупреждения. Данная категория работников исключается из списочной численности с первого же дня невыхода на работу;

9) собственники предприятия, не получающие зарплату;

10) военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей.

Списочная численность работников за нерабочий день равна их количеству за предыдущий рабочий день.

Расчет среднесписочной численности работников за месяц

При выполнении такого расчёта нужно исключить из списочной численности следующих сотрудников:

• женщин, которые были в отпусках из-за беременности и родов;
• лиц, находившихся в отпусках по причине усыновления новорождённого из родильного дома;
• работников, находившихся в отпуске по уходу за малолетним ребёнком;
• лиц, обучавшихся в образовательных учреждениях или сдававших вступительные экзамены с предоставлением дополнительного отпуска без сохранения зарплаты;

Работники, которые не были включены в списочный состав и привлекались для работы по особым договорам с государственными учреждениями на предоставление дополнительной рабочей силы, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы.

Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время

Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.

Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:

1. Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
2. После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.

Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.

1. Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
   24 часа - на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
   36 часов - на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
   40 часов - на 6,67 ч или на 8 ч соответственно.
2. После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).

При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каж­дый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.

Пример определения среднесписочной численности сотрудников

Рассмотрим, как производится расчёт для сотрудников, работавших полный рабочий день (при 5-дневной рабочей неделе) за отчётный месяц сентябрь 2014 г.

Итого: 12074

Общее количество работников списочного состава за весь календарный месяц, которые попадают в среднесписочную численность, составляет 12074, число дней в месяце - 30. В данном случае численность сотрудников за сентябрь составила 402 человека (12074: 30).

Пример расчета при неполной рабочей неделе

Расчет среднесписочной численности работников за квартал

Среднесписочная численность сотрудников за один квартал вычисляется следующим образом: складывается среднесписочная численность работников за все квартальные месяцы, а затем результат делится на 3 месяца.

Расчет за 6, 9 или 12 месяцев

Среднесписочное количество работников за какой-либо определённый период времени вычисляется так: складывается среднесписочная численность работников за все месяцы отчетного года и результат делится на соответствующее число месяцев.

Если предприятие функционировало неполный год, то для определения среднесписочной численности сотрудников за год нужно сложить численность работников за все месяцы работы предприятия и результат поделить на 12.

Примеры расчета среднесписочной численности работников

Пример расчета среднесписочной численности работников № 1

Пример расчета среднесписочной численности работников №2

Многие предприниматели, которые ведут свою деятельность на законных основаниях, вынуждены сталкиваться с понятием среднесписочной численности сотрудников. Для тех, кто не имеет специальных программ вроде 1С, вопрос, как посчитать среднесписочную численность работников за год, остается актуальным.

Как считать среднесписочную численность за месяц на примере

1. Подсчет сотрудников на полной занятости.
2. Подсчет сотрудников с неполной занятостью.
3. Итоговый расчет и округление.

На начало месяца в организации трудилось 50 сотрудников на полном рабочем дне.
20 мая 5 работников уволились.
Также в организации трудились 10 работников на неполном рабочем дне (4 часа в день).

Шаг 1 - считаем численность на полном графике

Исходя из наших условий, получается, что 50 сотрудников отработали полный месяц, а 5 работали 20 дней.

Формула проста:

• Общая сумма всех значений списочной численности на каждый день / Количество дней в месяце по календарю

Применим формулу и получим следующий расчет:

• (50*31 + 5*20) / 31 = 55,22

Это и есть среднесписочная численность сотрудников на месяц с полной занятостью.

Шаг 2 - подсчет с неполной занятостью

Определимся с формулой:

• Общая сумма отработанных часов / Продолжительность рабочего дня / Количество рабочих по производственному календарю

Параметр «Продолжительность рабочего дня» считается как количество часов в рабочей недели, разделенное на количество дней. Например:

• часов / 5 = 8;
• 36 часов/ 5 = 7,2;
• 32 часов / 5 = 6,4 и так далее.

Фактически, среднесписочная численность равна сумме полностью отработанных дней такими работниками.

Предположим, что в марте было 22 рабочих дня, и наши 5 работников трудились по 4 часа. Рабочий день в компании восьмичасовой.

Применим формулу:

• (5*4*22) / 8 / 22 = 2,5

Что получается верно, если учесть, что наших сотрудников пятеро, а работают они половину рабочего дня.

Шаг 3 - суммируем показатели и округляем среднесписочную численность

В итоге производим суммирование показателей из шага 1 и 2:

• 55,22 + 2,5 = 57,72

А после производим округление:

• 57,72 = 58 — это и есть конечная среднесписочная численность.

Стоит заметить, что округление среднесписочной численности производится до целого числа по арифметическим правилам. Также важно производить округление именно на последнем этапе. В противном случае мы можем получить искаженные данные.

В нашем случае, если бы мы округлили сразу, на 1 и 2 шаге, то мы бы получили значение на 1 человека меньше.

Как считать среднесписочную численность работников за год

Если у нас уже есть все показатели по месяцам, то подсчитать численность за год не составит труда. Считается она по формуле для вычисления средней арифметической. Для этого нужно обратиться к формуле:

• (Среднесп. численость Месяца 1 + Среднесп. численость Месяца 2 + …. + Среднесп. численость Месяца 12) / 12

Пример . Имеем следующую картину по месяцам:

• Январь — 66
• Февраль — 65
• Март —
• Апрель — 69
• Май —
• Июнь — 76
• Июль — 69
• Август — 80
• Сентябрь — 81
• Октябрь — 79
• Ноябрь —
• Декабрь —

Считаем среднесписочную численность по году:

(66+65+70+69+70+76+69+80+81+79+77+70) / 12 = 72,66

Округляем и получаем 73 .

Аналогично показатель считается и для квартала. Только делить, естественно, нужно на 3.

Кого считать?

Сотрудники, имеющие полную занятость в сфере деятельности, а точнее, их количество берется из показателей списочной численности. Данный показатель берут из формы по учету явки на работу наемных сотрудников. Главным основанием для включения в списочную численность служит приказ руководства о приеме на работу, который базируется на подписании трудового договора.

Считают только тех работников, которые пришли фактически, те, кто не пришел на работу по какой-либо причине, кто оформлен на работу по сезону или просто временно, а еще лица, заменяющие отсутствующих людей.

Кто не подлежит учету

• Совместители внешней категории.
• Принятые на основании гражданско-правовых договоров.
• Те лица, которые подают заявление, желая уволиться.
• Лица, оказывающие адвокатские услуги.
• Лица, находящиеся на обучении в неоплачиваемом отпуске.
• Сотрудницы, вышедшие в отпуск, связанный с беременностью и родами.
• Отпускники, осуществившие усыновление новорожденного.
• Учредители, которым не начисляется заработная плата, и т.д.

Необходимость показателя

Необходимо знать, какие типы сотрудников учитываются при расчете, а какие – нет.

Данные по среднесписочному учету вносятся в множество ведомостей, рассматриваются для определения права на льготы, наконец, подаются в ФНС. Это первый отчет, который подается в новом году.

Кроме того, при поиске сумм налогов по большинству систем обложения налогами, частному предпринимателю также придется столкнуться с этим показателем.

Составные формулы

Существует определенная формула, которая диктуется Росстатом.

Считается среднесписочная численность работников за годкак суммовое значение найденного показателя численностей за составляющие его месяцы, разделенная на количество, то есть 12 месяцев в году.

Характерно, что даже если предприятие не выполняло деятельность круглый год, чтобы посчитать этот показатель, необходимо будет показатели всех проработанных месяцев просуммировать и разделить на 12.

Периодичные данные по численности, например, за полгода или квартал, могут использоваться для предоставления отчетности в Фонды.

Поскольку находимый показатель будет оказывать влияние на корректность рассчитываемых к уплате налогов, необходима уверенность в правильности ведомого учета по сотрудникам.

Итак, мы рассмотрели основные положения, связанные с тем, как считается среднесписочная численность работников. Стоит учитывать, что определение этой численности по сотрудникам, проработавшим неполный день, производят по отдельной формуле, а не обычным суммированием показателей, как в случае со списочным показателем численности полноценно занятых сотрудников.

Очень важно совершать все расчеты правильно, поскольку за ошибки или несвоевременную подачу отчета по численности грозит штраф ответственному лицу, а также административная ответственность руководителю предприятия.

Подготовка отчетов для органов статистики, оформление налоговых льгот - рутинные процедуры. Чтобы не сделать ошибки в документах, необходимо внимательно проанализировать среднесписочную численность работников. Как рассчитать этот показатель за месяц или год, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Количество наемного персонала - показатель, который учитывают при оформлении налоговых и других льгот, составлении отчетов и справок для надзорных органов.

Вопрос из практики

Какие периодические отчеты готовит кадровая служба для государственных органов?

Отвечает Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости.

Отчеты по кадровой тематике сдают в Росстат, службу занятости, пенсионный фонд и военкомат. Например, отчет по форме №П-4 (НЗ) подают в Росстат ежеквартально, а отчет о вакансиях подают в службу занятости ежемесячно. Готовьте…

Есть ли разница между средней, списочной и среднесписочной численностью

Средняя, списочная и среднесписочная численность работников - три совершенно разных показателя , в которых из-за схожести названий порой путаются даже опытные кадровики. Разберемся, чем же именно отличаются средняя численность для налоговой и среднесписочная численность работников для ФСС, как рассчитать каждый показатель.

Средняя численность

При расчете средней численности учитывают все категории сотрудников, в том числе внешние совместители и исполнители по . Полученные результаты используют для контроля количества персонала при упрощенной и патентной системе налогообложения, а также для определения права работодателя на ЕНВД (единый налог на вмененный доход).

Среднесписочная численность

При расчете среднесписочной численности действуют другие правила:

1. Внешних совместителей и внештатных сотрудников по не учитывают.
2. Штатных сотрудников, с которыми дополнительно заключены договоры ГПХ, и учитывают только один раз.
3. Работников с неполным рабочим днем (неделей) учитывают пропорционально отработанному времени.
4. Сотрудников в не учитывают, если только они не продолжают работать на дому или на условиях .
5. Надомников учитывают полностью.
6. Собственников организации, которые получают зарплату, а также лиц, с которыми заключены с выплатой стипендии, не учитывают.

Детали и уточнения по всем категориям персонала вы найдете в . В типовых формах отчетов, ежегодно, ежеквартально или раз в несколько лет оформляемых работодателями для ФСС, органов статистики и других инстанций, этот показатель фигурирует часто. Поэтому кадровик должен знать, как рассчитать среднесписочную численность работников: пример и подробные правила расчета есть в Указаниях, утвержденных

Списочная численность

Списочной называют численность сотрудников по состоянию на конкретную дату - например, на первое число календарного месяца. Учитывают те же категории персонала, что и для среднесписочного показателя. Численность работников на автоматически приравнивают к результату предыдущего рабочего дня.

Сроки и правила сдачи обязательных отчетов:

• 
  Чем поможет : вовремя подготовить отчеты для службы занятости, налоговой, пенсионного фонда, управления по вопросам миграции и других органов.
• 
  Чем поможет : заполнить формы 57-Т и 1-Т для органов статистики, избежав штрафа за несвоевременную подачу отчета.
• 
  Чем поможет : правильно оформить и вовремя сдать отчет о неполной занятости и движении работников по новой форме П-4.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц

Среднесписочной численностью за месяц считают сумму списочной численности работников за каждый день с 1 по 30 (31, 28, 29) число, разделенную на общее количество дней месяца. В расчет принимают календарные, а не рабочие дни, поэтому выходные и праздники тоже нужно учитывать ( ).

Совет от редакции. В расчет среднесписочной численности персонала включайте всех сотрудников, которые фактически в нем работают, даже если в соответствии со они числятся в головном офисе или других представительствах компании. Такой точки зрения придерживается и Минфин России (см. ).

Как правильно рассчитать среднесписочную численность работников за месяц? Исходить следует из списочной численности работников, определяемой с помощью документов ежедневного учета. Убедитесь, что списочные показатели по всем дням месяца соответствуют данным , а затем примените формулу:

Пример расчета показателя для небольшой организации без обособленных структурных подразделений за месяц с 31 календарным днем.

Берем данные по списочной численности персонала за все дни месяца, включительно с выходными и нерабочими праздничными:

Часть сотрудников находится в и декретных отпусках, поэтому не включается в среднесписочную численность. Суммируем только данные последней колонки, получаем 751. Подставляем это число в стандартную формулу и производим расчет:

751: 31 = 24

Если все сотрудники организации работают в нормальном режиме, сложностей с подсчетом, как правило, не возникает. Но во многих компаниях есть работники, которым по семейными обстоятельствами или другим причинами устанавливают . В этом случае расчет ведется пропорционально фактически отработанному времени. Сначала определяется общее количество человеко-дней для этой категории:

Следующий шаг - определение среднесписочной численности за отчетный месяц:

Обратите внимание! Данное правило распространяется только на работников, которым установили режим неполного, а не сокращенного рабочего времени. , попадающих под действие ст.92 ТК РФ, учитывайте в обычном порядке - как персонал с полной занятостью.

Как рассчитать среднесписочную численность работников за год

Ежегодно все организации и индивидуальные предприниматели, которые привлекают наемный персонал, сдают в налоговую инспекцию отчет по форме , утвержденной . В ней отражается годовая среднесписочная численность работников: как рассчитать (формула) этот показатель, рассказано ниже. Данные приводятся за предыдущий календарный год.

Бланк формируют по состоянию на 1 января текущего года, а если организация недавно создана или - на первое число месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации работодателя. Для отчета в 2019 году потребуется среднесписочная численность работников-2018: как рассчитать этот показатель, подскажет готовая формула:

Сводная таблица упрощает процесс обработки данных и минимизирует риск ошибок. Складываем показатели таблицы и получаем 408. Подставляем это число в формулу:

408: 12 = 34

Итоговый результат вносится в годовой отчет, как показано в примере:

Если компания работает неполный год, применяется похожая формула с поправкой на продолжительность периода деятельности в рамках учетного календарного года:

Чтобы без ошибок рассчитать среднесписочную численность сотрудников, опирайтесь на данные ежедневного учета и принимайте в расчет только списочные категории персонала. Исключите сотрудников, которые находятся в декрете или учебном отпуске без сохранения зарплаты. Исполнителей по гражданско-правовым договорам и внешних совместителей ни в списочную, ни в среднесписочную численность не включайте - их рассчитывайте отдельно.